Una teleconferenza è una chiamata di gruppo tra colleghi, familiari o amici. Una persona avvia la chiamata e passa le informazioni agli altri. Come suggerisce il nome, stai tenendo una conferenza o una riunione per telefono. Ci sono una serie di vantaggi e svantaggi della teleconferenza che dovresti considerare prima di scegliere questo metodo di incontro.

Incontro d'affari

Pianificazione immediata e flessibilità

È possibile impostare una chiamata di teleconferenza in pochi minuti. Esistono servizi di teleconferenza online che consentono di accedere, impostare la data e l'ora della chiamata e recuperare un numero di telefono e un numero di identificazione personale, o PIN, da distribuire ai partecipanti alla chiamata quasi istantaneamente. I partecipanti alla chiamata hanno anche molta flessibilità. I chiamanti possono uscire e tornare alla discussione ogni volta che lo si desidera.

Possibilità di registrare

Un altro vantaggio del teleconferenza è che hai la prova di chi ha partecipato alla chiamata e puoi anche registrare la chiamata. Pertanto, in caso di controversie o domande sui termini di un accordo verbale concluso al telefono, è possibile fare semplicemente riferimento alla registrazione o alla trascrizione della chiamata. Puoi anche inviare una copia della chiamata a ciascun partecipante. Ciò consentirà a clienti, colleghi e lavoratori di essere più efficienti. Ad esempio, se si stava discutendo di un progetto da completare, un dipendente può rispondere alla chiamata per essere chiari sul suo ruolo nel progetto.

Difficile da officiare

In una riunione normale, di solito una persona è incaricata di agire come parlamentare durante il procedimento. Il parlamentare è una persona neutrale che impedisce alla discussione di andare fuori tema, media le discussioni e mantiene breve la riunione. Tuttavia, quando hai una riunione per telefono, le persone hanno meno probabilità di rispettare e riconoscere il parlamentare. Di conseguenza, una teleconferenza può essere difficile da gestire e officiare.

Impersonale

Poiché questa teleconferenza prende il posto di una vera e propria riunione faccia a faccia, questo può essere un modo molto impersonale per condurre affari o discutere problemi con il tuo gruppo. Non puoi guardare negli occhi di una persona quando parla o guardare i suoi movimenti per misurare il suo umore, significato o intenzione. È più difficile per i membri sviluppare una forte connessione reciproca. Se sostituisci le riunioni faccia a faccia con la teleconferenza, i membri del tuo gruppo potrebbero, nel tempo, iniziare a disconnettersi l'uno dall'altro.