Con Microsoft Access, l'utente medio può lavorare con i database senza essere altamente qualificato sul campo. Microsoft ha reso facile a chiunque di imparare a lavorare con i database sostituendo alcuni dei lavori complicati con modelli facili da usare. Mentre l'utilizzo di Access può essere un po 'una sfida solo a causa delle ampie opzioni che offre, la sua interfaccia intuitiva offre a chiunque l'opportunità di gestire con successo un database.

Uomini d'affari in riunione

Utilizzando Access

Microsoft Access è un programma software di database che rende gestibile la manipolazione dei dati per utenti di diversi livelli di abilità. È possibile inserire dati e ordinare, filtrare o raggruppare le informazioni in base alle proprie esigenze. È particolarmente utile quando ci sono migliaia di record e ordinarli individualmente richiederebbe ore. Access ti consente di ottenere rapidamente le informazioni di cui hai bisogno specificando il tipo di informazioni che stai cercando. È inoltre possibile creare report che estraggono informazioni dal database in base ai parametri del progetto. Ad esempio, un database può contenere un elenco di clienti, inclusi età, sesso, stato civile, indirizzo, indirizzi e-mail e numero di telefono. Se necessario, è possibile ordinare queste informazioni, creando report solo su singoli client o organizzati per prefisso.

Vantaggi dell'accesso

Sapendo che non tutti sono esperti nella creazione di database, Microsoft ha creato modelli di base che un utente può scaricare e utilizzare immediatamente. Se preferisci, puoi creare un database da zero o modificare un modello per adattarlo al tuo progetto. Access archivia migliaia di record, quindi se si avvia un nuovo progetto per gli stessi dati, non sarà necessario inserirlo nuovamente. Access si integra anche con altri prodotti Microsoft Office, inclusi Excel e Word. Ad esempio, è possibile creare una stampa unione con migliaia di lettere personalizzate toccando un database di Access dei client.

App Web e collaborazione

Con Access 2013, Microsoft ha introdotto app Web personalizzabili per semplificare l'elaborazione dei dati per gli utenti e semplificare la collaborazione ai progetti. Utilizzando un sito di Microsoft Office 365 o un SharePoint Server 2013, un intero ufficio può funzionare con lo stesso database. Utilizzando modelli di app Web personalizzabili, puoi assicurarti che ogni persona ottenga l'interfaccia di cui ha bisogno per aggiungere, modificare o eliminare i dati, nonché eseguire report.

Termini importanti del database

Accesso utilizza diversi termini che potrebbero essere nuovi per te. Un "database" è semplicemente un modo per organizzare e archiviare informazioni su persone, luoghi e cose. L'accesso è in realtà un sistema di gestione di database che ospita quei vari database in modo che tu possa accedervi. Ogni database può essere composto da più tabelle, con ciascuna tabella composta da colonne e righe, simile a un foglio di calcolo. Le colonne in una tabella del database sono chiamate "campi". Le righe sono denominate "record". Le "query" sono funzioni che consentono a un utente di ottenere dati specifici dalla tabella. Le query possono aiutarti a filtrare, riepilogare ed eseguire calcoli con i tuoi dati.

Progettare il tuo primo database

Una piccola pianificazione fa molta strada per il miglior utilizzo di un database di Access. Innanzitutto, capire come verrà utilizzato il database. Quindi, raccogliere tutte le informazioni da inserire nel database e organizzare le informazioni in categorie, ognuna delle quali diventerà una tabella. Inserisci i dati nelle tabelle, che diventeranno colonne e creeranno relazioni tra le tabelle se ce ne sono più di una. Infine, applica le regole di normalizzazione per assicurarti che le tabelle siano strutturate correttamente.