Mentre la maggior parte delle persone che hanno familiarità con Microsoft Outlook possono usarlo principalmente per inviare e ricevere e-mail, Outlook è una potente applicazione con molti strumenti utili, tra cui un calendario, la gestione delle attività e la funzione di prendere appunti. Un altro elemento chiave di Outlook è la sua capacità di aiutarti a organizzare le informazioni personali dei tuoi contatti, siano essi colleghi o persone esterne alla tua azienda. Puoi farlo con gli strumenti Contatti e Rubrica.

Uomo con un computer portatile

Definizione

Sia la funzionalità Contatti di Outlook che la Rubrica globale sono molto simili a un Rolodex elettronico, in cui è possibile accedere alle informazioni di contatto per le persone con cui probabilmente si tratta con regolarità. Tuttavia, la funzione Contatti è in genere un elenco di contatti esterni, mentre la Rubrica contiene informazioni per le persone che lavorano nella tua azienda. Questa è un'impostazione comune nel mondo degli affari perché le rubriche sono archiviate su un server Exchange e possono essere condivise con tutti i membri dell'azienda.

Funzione

La funzione Contatti è progettata per aiutarti ad accedere rapidamente alle informazioni per le persone che hai già contattato ma che non lavorano necessariamente per la tua azienda. L'elenco indirizzi globale è progettato per metterti rapidamente in contatto con colleghi o elenchi di indirizzi definiti dall'azienda.

Possibilità di modificare

Mentre entrambi gli strumenti Contatti e Rubrica contengono informazioni di contatto, solo i Contatti possono essere modificati dagli utenti perché memorizzati sul computer. È possibile aggiungere nuovi contatti, modificare le informazioni sui contatti esistenti ed eliminare i contatti. La Rubrica, d'altra parte, di solito può essere modificata solo da un amministratore di sistema. Per gli utenti domestici, gli elenchi sono entrambi modificabili.

Informazione

La Rubrica in genere contiene un elenco di tutti i dipendenti e dipartimenti all'interno di un'azienda, incluso un indirizzo e-mail, un interno o numero di telefono, titolo e posizione. Fare clic su una singola voce ti fornirà ulteriori dettagli di contatto, come un secondo numero commerciale e l'indirizzo postale. Un elenco di contatti include un nome, il nome visualizzato e l'indirizzo e-mail. Facendo clic su un singolo contatto si aprirà un modulo con campi per ulteriori informazioni da inserire, tra cui azienda, indirizzo postale, titolo professionale, numeri di telefono e una foto.

Capacità di ricerca

Sia i Contatti che la Rubrica ti aiuteranno a individuare rapidamente le informazioni di contatto sulle persone in modo da non dover perdere tempo a cercare biglietti da visita o sfogliare gli elenchi aziendali. Nella parte superiore dell'interfaccia del programma probabilmente hai una piccola icona che sembra un libro aperto. Quando fai clic su di esso, viene visualizzata una casella di ricerca. È possibile inserire un nome nella casella di ricerca e scegliere se cercare nella Rubrica o nell'elenco Contatti.